Administrar uma empresa envolve muito mais do que vender. É preciso controlar estoque, acompanhar o financeiro, emitir notas fiscais, organizar compras, gerenciar clientes, acompanhar vendas e, principalmente, ter informações confiáveis para tomar decisões.
Quando essas atividades são realizadas de forma separada, utilizando planilhas, anotações ou diferentes sistemas que não conversam entre si, a gestão pode se tornar mais lenta e sujeita a erros.
É nesse cenário que entra o ERP, uma das principais ferramentas utilizadas atualmente para melhorar a gestão empresarial.
Mas afinal, o que é um ERP? Como ele funciona? Quais são suas principais funções e vantagens? E será que ele é realmente necessário para sua empresa?
Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber.
- ERP é um sistema que integra os processos da empresa para tornar a gestão mais organizada, rápida e eficiente.
O que é um ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzida como Planejamento dos Recursos da Empresa. Na prática, um ERP é um sistema de gestão empresarial que integra diferentes áreas da empresa em uma única plataforma. Em vez de cada setor trabalhar isoladamente, as informações são centralizadas e compartilhadas entre os departamentos.
Por exemplo:
Uma venda é registrada no sistema. A partir dessa venda, o estoque pode ser atualizado automaticamente, o financeiro pode receber a informação sobre o valor a receber e os dados ficam disponíveis para relatórios e análises. Isso significa que uma única operação pode alimentar diferentes áreas da empresa, reduzindo a necessidade de lançar a mesma informação várias vezes.
- Se deseja integrar várias áreas da empresa, sem retrabalho e com precisão, um ERP eficiente fará toda diferença.
Para que serve um ERP?
O principal objetivo de um ERP é centralizar e organizar as informações da empresa, permitindo que os processos sejam controlados de maneira integrada.
Ele pode ajudar a empresa a:
- Controlar vendas;
- Gerenciar estoque;
- Controlar contas a pagar e receber;
- Emitir notas fiscais;
- Gerenciar compras;
- Cadastrar clientes e fornecedores;
- Controlar produtos e serviços;
- Acompanhar fluxo de caixa;
- Gerenciar preços;
- Emitir relatórios;
- Acompanhar resultados;
- Automatizar processos;
- Integrar diferentes setores;
- Facilitar a tomada de decisões.
Dessa forma, o ERP deixa de ser apenas um programa utilizado para registrar vendas e passa a ser uma ferramenta de gestão.
- O ERP funciona como uma engrenagem para que a empresa desempenhe um excelente trabalho, unindo dados assertivos a um controle específico.
Quais são as principais funções de um ERP?
As funções podem variar de acordo com o sistema e com o segmento da empresa. Porém, existem alguns recursos bastante comuns.
1. Controle de vendas
O ERP permite registrar e acompanhar as vendas realizadas pela empresa.
É possível controlar informações como:
- Produtos vendidos;
- Quantidades;
- Valores;
- Clientes;
- Formas de pagamento;
- Vendedores;
- Descontos;
- Data da venda.
Além disso, dependendo do sistema, a venda pode atualizar automaticamente outras áreas, como estoque e financeiro.
2. Controle de estoque
O estoque é uma das áreas mais importantes para muitas empresas.
Um ERP pode ajudar a acompanhar:
- Produtos disponíveis;
- Entradas e saídas;
- Estoque mínimo;
- Movimentações;
- Produtos mais vendidos;
- Produtos parados;
- Inventário;
- Compras necessárias.
Com informações atualizadas, o empresário consegue ter uma visão muito mais clara do que está acontecendo com seus produtos. Isso ajuda a evitar tanto a falta de mercadorias quanto compras desnecessárias.
3. Gestão financeira
O ERP também pode centralizar informações financeiras da empresa.
Entre os recursos possíveis estão:
- Contas a pagar;
- Contas a receber;
- Fluxo de caixa;
- Controle de pagamentos;
- Controle de recebimentos;
- Vendas a prazo;
- Movimentações financeiras;
- Relatórios financeiros.
Assim, o empresário consegue acompanhar melhor quanto a empresa tem para receber, quanto precisa pagar e como está o movimento financeiro.
4. Emissão de documentos fiscais
Muitos sistemas ERP também possuem recursos para emissão e gerenciamento de documentos fiscais.
Dependendo do segmento e das necessidades da empresa, isso pode incluir documentos como:
A integração entre a venda e a emissão fiscal também pode reduzir retrabalho e facilitar o processo operacional.
5. Compras
O ERP pode auxiliar no controle das compras realizadas pela empresa. É possível registrar fornecedores, produtos adquiridos, preços, condições de pagamento e outras informações. Quando integrado ao estoque, o processo se torna ainda mais eficiente, pois a empresa consegue acompanhar a entrada das mercadorias e atualizar suas quantidades automaticamente.
6. Cadastro de clientes e fornecedores
Manter informações organizadas sobre clientes e fornecedores é fundamental para qualquer empresa.
Um ERP pode centralizar dados como:
- Nome;
- CNPJ ou CPF;
- Telefones;
- Endereço;
- Histórico de compras;
- Condições comerciais;
- Informações financeiras;
- Histórico de relacionamento.
Com tudo centralizado, fica muito mais fácil encontrar informações quando necessário.
7. Relatórios e indicadores
Uma das grandes vantagens de um ERP é transformar os dados registrados no dia a dia em informações úteis para a gestão.
A empresa pode acompanhar indicadores como:
- Faturamento;
- Vendas por período;
- Produtos mais vendidos;
- Produtos com baixo giro;
- Desempenho de vendedores;
- Contas a receber;
- Contas a pagar;
- Margens;
- Estoque;
- Resultados financeiros.
Essas informações ajudam o empresário a tomar decisões com base em dados, e não apenas em percepção ou intuição.
Quais são as vantagens de utilizar um ERP?
A utilização de um ERP pode trazer benefícios para empresas de diferentes tamanhos e segmentos.
- Conheça as principais vantagens de um ERP e como um sistema de gestão pode melhorar a organização, a produtividade e o controle da sua empresa.
Mais organização
As informações ficam centralizadas em um único ambiente, facilitando o acesso e reduzindo a utilização de controles paralelos.
Menos retrabalho
Quando os processos são integrados, uma mesma informação não precisa ser digitada diversas vezes.
Redução de erros
A automação de processos pode diminuir erros causados por lançamentos manuais e informações desencontradas.
Mais produtividade
A equipe perde menos tempo procurando informações ou realizando tarefas repetitivas.
Melhor controle financeiro
Com os dados financeiros organizados, fica mais fácil acompanhar pagamentos, recebimentos e fluxo de caixa.
Melhor controle de estoque
A empresa consegue acompanhar com mais precisão as movimentações e a disponibilidade dos produtos.
Informações para tomada de decisão
Relatórios e indicadores permitem entender melhor o desempenho do negócio.
Mais agilidade
Processos que antes poderiam exigir várias etapas manuais podem ser realizados de forma mais rápida e integrada.
ERP substitui planilhas?
- Do controle por planilhas à gestão integrada: o ERP centraliza informações e processos, reduzindo retrabalho e tornando a gestão da empresa mais eficiente.
Planilhas podem continuar sendo úteis para determinadas situações. O problema aparece quando elas passam a ser utilizadas como principal ferramenta de controle de uma empresa que já possui muitos processos e informações. Imagine uma empresa que utiliza uma planilha para estoque, outra para vendas, outra para contas a pagar e outra para contas a receber. Além de aumentar o trabalho, existe o risco de as informações ficarem desatualizadas ou diferentes umas das outras. O ERP busca justamente integrar essas informações. Em vez de vários controles isolados, a empresa passa a trabalhar com uma base de informações centralizada.
Quais empresas podem utilizar um ERP?
- Do comércio à indústria e aos serviços, um ERP pode ser adaptado às necessidades de diferentes tipos de empresas.
Praticamente qualquer empresa que precise controlar processos administrativos, comerciais ou financeiros pode utilizar um ERP.
Por exemplo:
- Lojas;
- Comércio varejista;
- Atacadistas;
- Distribuidoras;
- Materiais de construção;
- Autopeças;
- Oficinas;
- Lojas de roupas;
- Supermercados;
- Empresas de serviços;
- Indústrias;
- Empresas de manutenção;
- Empresas com filiais;
- E-commerces;
- Entre diversos outros segmentos.
O que muda são as funcionalidades necessárias para cada tipo de negócio.
ERP na nuvem: o que significa?
- O ERP em nuvem permite acessar as informações e processos da empresa de forma mais prática e flexível, utilizando uma infraestrutura online.
Atualmente, muitas empresas também estão migrando para sistemas ERP em nuvem. Nesse modelo, o sistema e os dados ficam hospedados em uma infraestrutura online, permitindo que os usuários acessem o sistema pela internet, de acordo com as permissões configuradas. Isso pode trazer algumas vantagens importantes.
Acesso facilitado
Dependendo da solução, o usuário pode acessar o sistema de diferentes locais, utilizando um dispositivo conectado à internet.
Mobilidade
A gestão não precisa necessariamente ficar limitada ao computador instalado dentro da empresa.
Atualizações
Sistemas em nuvem podem facilitar a distribuição de atualizações e melhorias.
Estrutura
A empresa pode reduzir a necessidade de manter determinada infraestrutura local exclusivamente para o sistema.
Integração entre unidades
Empresas que possuem filiais ou equipes trabalhando em locais diferentes podem se beneficiar de uma solução centralizada.
ERP local ou ERP em nuvem: qual escolher?
Não existe uma resposta única. A escolha depende das características da empresa, da infraestrutura disponível, da necessidade de mobilidade, da quantidade de usuários, dos processos envolvidos e da estratégia de crescimento.
O mais importante é avaliar:
- Segurança;
- Estabilidade;
- Suporte;
- Backup;
- Facilidade de acesso;
- Integrações;
- Escalabilidade;
- Custo;
- Recursos disponíveis;
- Necessidades específicas da empresa.
Mais importante do que simplesmente escolher entre “nuvem” ou “local” é escolher uma solução que seja adequada à realidade do negócio.
O que considerar antes de escolher um ERP?
Escolher um sistema de gestão é uma decisão importante. Antes de contratar, a empresa deve avaliar muito mais do que apenas o preço.
1. O sistema atende ao seu segmento?
Um sistema pode ser excelente, mas não necessariamente atender bem às necessidades específicas da sua empresa.
2. Ele possui suporte?
Ter alguém para ajudar quando surgir uma dúvida ou problema é fundamental.
3. O sistema pode acompanhar o crescimento da empresa?
O ERP escolhido hoje deve ser capaz de acompanhar a evolução do negócio.
4. Ele possui integrações?
Verifique se o sistema consegue conversar com outros recursos utilizados pela empresa.
5. Os dados estão protegidos?
Questões como segurança, backup e controle de acesso devem ser analisadas.
6. É fácil de utilizar?
Um sistema cheio de recursos, mas difícil de utilizar, pode acabar prejudicando a produtividade da equipe.
7. Existe treinamento?
Uma boa implantação e orientação dos usuários podem fazer grande diferença nos resultados.
A importância do suporte no ERP
- Um bom suporte faz a diferença: contar com uma equipe preparada para orientar, esclarecer dúvidas e solucionar problemas é fundamental para aproveitar todo o potencial do ERP.
Um dos pontos frequentemente esquecidos na escolha de um sistema é o suporte. A implantação de um ERP não termina quando o sistema começa a ser utilizado. Durante a rotina, podem surgir dúvidas, novas necessidades e situações que exigem orientação. Por isso, contar com uma empresa que conheça o sistema e esteja preparada para auxiliar o cliente pode fazer uma grande diferença.
Tecnologia é importante. Mas tecnologia acompanhada de suporte faz ainda mais diferença.
ERP e automação: qual é a relação?
ERP e automação estão diretamente relacionados. A automação permite que determinadas tarefas sejam realizadas pelo sistema sem a necessidade de intervenção manual em todas as etapas.
Por exemplo:
Uma venda pode gerar automaticamente uma movimentação no estoque e uma informação financeira. Isso significa menos tarefas repetitivas para a equipe e mais agilidade para a empresa. Quanto maior o nível de integração e automação, mais o sistema pode contribuir para a eficiência operacional.
ERP e inteligência artificial
A evolução dos sistemas de gestão também está trazendo recursos de Inteligência Artificial (IA) para dentro das empresas. A IA pode ajudar a analisar informações, identificar padrões, gerar insights e facilitar o acesso aos dados. Isso abre espaço para uma nova etapa na gestão empresarial: não apenas registrar o que aconteceu, mas também utilizar os dados para entender o negócio e apoiar decisões.
O ERP passa, assim, de uma ferramenta que simplesmente registra informações para uma plataforma cada vez mais estratégica para a gestão.
Como saber se minha empresa precisa de um ERP?
Alguns sinais podem indicar que chegou o momento de investir em um sistema de gestão mais completo.
Por exemplo:
- Você utiliza várias planilhas para controlar a empresa;
- Precisa lançar a mesma informação várias vezes;
- Não sabe exatamente quanto tem em estoque;
- Tem dificuldade para acompanhar o financeiro;
- Não consegue obter relatórios rapidamente;
- Existem informações diferentes entre os setores;
- A empresa cresceu e os controles antigos não acompanham mais a operação;
- Você depende de muitas tarefas manuais;
- Tem dificuldade para saber quais produtos ou serviços são mais rentáveis;
- Precisa de informações mais rápidas para tomar decisões.
Se vários desses pontos fazem parte da rotina da empresa, pode ser um sinal de que um ERP ajudaria a organizar melhor a operação.
Conclusão: um ERP pode transformar a maneira como sua empresa é administrada
Um ERP vai muito além de registrar vendas ou emitir notas fiscais. Ele pode integrar setores, organizar informações, automatizar processos, reduzir retrabalho, melhorar o controle financeiro e de estoque e fornecer informações importantes para a tomada de decisões.
Para empresas que estão crescendo, possuem muitos processos ou sentem que a gestão está ficando cada vez mais difícil, investir em um sistema de gestão pode representar um passo importante para ganhar organização, produtividade e controle. O mais importante é escolher uma solução que realmente compreenda as necessidades do negócio e que possa acompanhar sua evolução.
Na NetSoft Sistemas para Automação, desenvolvemos soluções de gestão pensadas para ajudar empresas a organizar seus processos, integrar informações e ter mais controle sobre o negócio. Mais do que oferecer um sistema, o objetivo é proporcionar tecnologia, praticidade e suporte para que a empresa possa crescer com mais segurança e eficiência.
Quer entender qual solução pode fazer sentido para a sua empresa? Conheça as soluções da NetSoft e descubra como a tecnologia pode simplificar a gestão do seu negócio.